Struktur Organisasi
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
- Strategi organisasi pencapaian tujuan.
- Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
- Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
- Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
- Spesialisasi kegiatan
- Koordinasi kegiatan
- Standarisasi kegiatan
- Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
- ukuran satuan kerja
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
- Pembagian kerja
- Rantai perintah
- Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
- Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
- Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
- Bentuk Piramidal
- Bentuk Vertikal
- Bentuk Horisontal
- Bentuk Melingkar
Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
kelebihannya :
- Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
- Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
- Proses pengambilan keputusan cepat.
- Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
- Rasa solidaritas tinggi.
Kelemahannya :
- Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
- Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
- Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Kelebihannya :
- Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
- Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
- Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.
- Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
- Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
- Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
- Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
- Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
- Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
- Kesatuan komando berkurang.
- Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kelebihannya :
- Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
- Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
- Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
- Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
- Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
- Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
- Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kelebihannya :
- Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
- Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
- Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
- Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
- Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
- Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan
ada Tiga tipe Struktur Organisasi :
Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
- Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing2
- Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang2
- Masing2 bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing2 dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
- Pergerakan dan komunikasi tiap2 bagian masih tersekat2
- Biasanya ditemukan pada organisasi2 yang memproduksi barang
Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
- Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
- Masing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nya
- Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudah
- Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyek
- Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek
- Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
- Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi
Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
- Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan
- Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
- Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
- Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
- Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
- Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”
- Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
- Weak Matrix adalah peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.
- Balanced Matrix adalah peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.
- Strong Matrix adalah peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek
